SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S.
Versión 1.0
Fecha de entrada en vigencia: 6 de agosto de 2025
La presente Política de Datos Personales ( en adelante la PTDP) tiene por objeto establecer los lineamientos, principios, procedimientos y controles adoptados por SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. (en adelante, “La COMPAÑÍA”) para garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de datos personales, en especial los derechos al habeas data, a la intimidad, a la información, y a la protección de datos, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las complementen o modifiquen, así como a los estándares internacionales de buenas prácticas en materia de privacidad.
La COMPAÑÍA, en su calidad de responsable y encargada del tratamiento de datos personales, reconoce la importancia de implementar mecanismos eficientes, claros y adecuados para garantizar el cumplimiento del marco normativo vigente, la seguridad de la información y la confianza de los distintos grupos de interés con los que se relaciona.
Esta Política aplica al tratamiento de datos personales recolectados, almacenados, utilizados, procesados, compartidos, transmitidos y/o transferidos por la Compañía, tanto en territorio colombiano como en el exterior, incluyendo especialmente sus operaciones en México y los Estados Unidos de América. De esta forma, se garantiza el derecho fundamental de habeas data, en especial respecto de los derechos otorgados a los ciudadanos mediante la Ley 1581 de 2012 en lo referente a conocer la legalidad del proceso de recopilación de sus datos, actualizar, rectificar, emitir una autorización expresa, las condiciones de privacidad y seguridad bajo las cuales será tratado su dato personal, su buen manejo, y, en especial, las condiciones relacionadas con la recolección, uso, almacenamiento, circulación, medios de acceso, presentación de quejas o solicitudes relacionadas con sus datos y demás actividades involucradas para tales efectos.
ARTÍCULO 1. -OBJETO-. El objeto de la creación de esta PTDP es dar entero cumplimiento a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012, en lo que hace referencia a la adopción de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos o consultas y el debido tratamiento de la información personal.
LA COMPAÑÍA, tiene por objeto asegurar la preservación y confidencialidad de la información de sus usuarios, clientes, visitantes, empleados, proveedores y en general de las personas con las que interactúa en el curso de sus operaciones mercantiles.
Esta PDP define, entre otros, los principios que cumpliremos al recolectar, almacenar y usar los datos personales, que se traduce en actuar con responsabilidad al momento de recopilar la información personal y proteger su privacidad, garantizar la confidencialidad de los mismos y usarlos en la forma expresamente definida en la ley y en este documento.
ARTÍCULO 2. -MARCO JURÍDICO-. La presente PTDP se ha elaborado de acuerdo a lo estipulado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias que tienen que ver con la protección del tratamiento de los datos personales.
La Compañía tiene la prerrogativa de actualizar este documento a las modificaciones introducidas por nuevas leyes, decretos o reglamentos.
ARTÍCULO 3. -APLICACIÓN-. La presente PTDP se aplica única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea en la actualidad SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. y de los que recolecte posteriormente en desarrollo de sus actividades comerciales y en pleno cumplimiento de las exigencias legales que disponga la ley para la obtención de datos personales de terceros.
ARTÍCULO 4. -PERMANENCIA-. Las políticas y procedimientos consignados en esta PTDP aplican a las bases de datos que posee y poseerá SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. conforme a lo dispuesto en el Decreto reglamentario 1377 de 2013. En cuanto a la permanencia de los datos, SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. conservará indefinidamente los registros de todos sus clientes, usuarios, empleados o proveedores con el fin de mantener contacto con los mismos, así como el desarrollo de las otras finalidades establecidas en la presente PTDP; no obstante lo anterior, se eliminarán los datos de la correspondiente base de datos a petición del titular, para lo cual se han designado como canal de atención el E-mail: datospersonales@hastacapital.com
ARTÍCULO 5. -DEFINICIONES-. Para efectos de una entera comprensión de esta PTDP a continuación se presentan las definiciones incluidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, las cuales deben ser tenidas en cuenta por parte de los titulares de la información, así como por parte de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S..
Autorización: Es la manifestación expresa de parte del titular, consintiendo que SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. trate sus datos, de acuerdo con los principios y finalidades descritas en esta PTDP .
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las PTDP que le serán aplicables por parte de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S., la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a dichos datos personales.
Titular del dato: Es la persona natural que en el desarrollo de actividades legítimas relacionadas con el curso ordinario de los negocios o labores de la Compañía, autoriza a tratar sus datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que la Compañía desarrolle con los datos de los titulares. El tratamiento puede abarcar la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos.
Base de Datos: Conjunto organizado de los datos personales objeto de tratamiento. Esta acepción también aplica para nuestros archivos tanto físicos como electrónicos.
Dato Personal: Cualquier información que permita la identificación del titular o que, en conjunto, pueda hacer que lo identifiquen. Los datos se clasifican en públicos, privados y semiprivados, y sensibles.
Dato Personal Público: Son todos aquellos que conciernen a un interés general, y que por regla general están contenidos en documentos públicos, registros públicos, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Los datos públicos pueden ser, entre otros, el nombre, identificación, estado civil, profesión u oficio.
Dato Personal Privado: Es la información que sólo le concierne al Titular, y que tiene una naturaleza íntima y reservada. Los datos privados son, entre otros, la dirección y teléfono de domicilio, información extraída con ocasión de la inspección de domicilio, afecciones a la salud y orientación sexual.
Dato Personal Semiprivado: Son los datos privados, que en ciertas situaciones podrían ser de interés para un determinado grupo de personas. Es semiprivada, entre otras, la información referente al cumplimiento e incumplimiento de obligaciones financieras.
Dato Personal Sensible: Informaciones que afectan la intimidad y cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN, entre otros).
Datos Especiales: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños, niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos sensibles, que por mandato constitucional o legal tiene protección legal reforzada.
Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y finalidades del tratamiento. SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. es responsable de la información que reposa en su base de datos, en especial, de los datos de sus clientes, empleados y proveedores.
Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional), y que tiene por objeto su tratamiento por parte del encargado, por cuenta o en nombre del responsable.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
ARTÍCULO 6. -PRINCIPIOS-. Los principios que a continuación se mencionan son los parámetros básicos a seguir y que serán respetados en su totalidad por SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. frente a los procesos de tratamiento de bases de datos, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de los mismos.
Principio de Colaboración con la Autoridad: SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. cooperará con las autoridades competentes en materia de protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las disposiciones que regulan esta materia.
Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. siempre tratará sus datos de conformidad con las disposiciones de ley.
Principio de Finalidad: SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. nunca tratará su información por fuera de las finalidades señaladas en la ley y en el presente documento y dentro de los límites establecidos por las autorizaciones otorgadas por los titulares.
Principio de Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Para el caso de datos personales de terceros que estuviesen a cargo de la compañía antes de la entrada en vigencia del Decreto reglamentario 1377 de 2013, SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. se acoge a lo preceptuado en el artículo 10 del mismo decreto, desplegando todos los mecanismos necesarios para continuar con el tratamiento de los datos recolectados con fecha previa al 27 de Junio de 2013.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de Transparencia: El titular de los datos personales siempre podrá solicitar información sobre sus datos personales y la forma en la que los mismos son tratados. De esta manera SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentren consignados en sus bases de datos, en cualquier momento y sin restricciones, salvo aquellas derivadas de sus propios derechos.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales solamente podrán ser consultados, modificados y tratados por personas vinculadas directamente con SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S., nunca los expondremos en medios públicos o de fácil acceso a terceros no autorizados.
Principio de Seguridad: En SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. nos encargamos de cuidar sus datos. La Compañía cuenta con un equipo técnico, administrativo y jurídico que ha implementado procesos y herramientas que permiten que sus datos estén seguros.
Principio de Confidencialidad: SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. garantiza que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información han sido sujetos de controles en todo momento, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprenden el tratamiento. Para dar cumplimiento a lo anterior, la Compañía ha implementado contratos y cláusulas de confidencialidad que aseguran la integridad y reserva de los datos personales.
ARTÍCULO 7. -AUTORIZACIÓN-. En concordancia con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. debe contar con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que la Compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales. Para el caso de datos recolectados antes del 27 de junio de 2013, SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. se ha acogido a lo preceptuado en el artículo 10 del Decreto reglamentario 1377 de 2013.
ARTICULO 8. –EXCEPCIONES DE LA AUTORIZACION: De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, en los siguientes casos no se requerirá de autorización expresa del titular para la revelación, tratamiento o entrega del correspondiente dato:
SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. verificará en todo caso que las circunstancias y requisitos previstos en la ley para la aplicación de las excepciones antes mencionadas apliquen realmente y limitará la entrega del correspondiente dato a lo que efectivamente corresponda.
ARTICULO 9. -AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. en principio no requiere de datos sensibles para el desarrollo de los fines tratados en el presente documento. No obstante lo anterior y si llegase a requerir la recolección y tratamiento de los mismos, cumplirá con las siguientes obligaciones:
ARTICULO 10. –MEDIOS PARA OBTENER Y OTORGAR LA AUTORIZACION: SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 obtendrá de manera previa al tratamiento de los datos personales, la autorización de los titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de diferentes mecanismos como: Formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, correo electrónico, página web, mensaje de datos, Intranet o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada.
ARTÍCULO 11. -PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares, el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales.
ARTÍCULO 12. -AVISO DE PRIVACIDAD: El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico que se pondrá a disposición del titular en el cual se pone en conocimiento del titularla existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se llevará a cabo.
ARTÍCULO 13. –DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN-. De conformidad con esta PTDP y con los lineamientos normativos que la sustentan, los titulares de los datos que maneja SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. cuentan con los siguientes derechos:
ARTÍCULO 14. –DEBERES-. SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. en su condición de responsable de la información conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares. SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas al titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de los datos personales.
A continuación, se presentan los deberes que se tienen respecto del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos.
ARTÍCULO 15. –FINALIDADES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES-. El Tratamiento de datos personales tiene como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. .
Dependiendo de la calidad que ostente el titular de la información, es decir si se trata de clientes, proveedores y empleados, los datos personales son utilizados exclusivamente por personas autorizadas al interior de la sociedad, específicamente para las siguientes finalidades:
Fines Contractuales y Comerciales
Fines Administrativos
Fines de Seguridad y Prevención del Fraude
Fines Estadísticos y de Mejora de Servicios
ARTÍCULO 16. -DATOS DE MENORES DE EDAD-. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes beneficiarios de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización.
ARTÍCULO 17. -OBJETIVO-. Definir la metodología para garantizar el tratamiento eficaz de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y comentarios que se presenten por parte de los titulares de la información en el funcionamiento cotidiano de la gestión adelantada por SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. .
ARTÍCULO 18.- PROCEDIMIENTO-. Los titulares de la información cuentan con procedimientos para la protección de sus datos personales respecto del tratamiento que efectúe SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. de los mismos. El canal de atención dispuesto por SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. para adelantar dichos procedimientos es el correo electrónico datospersonales@hastacapital.com
Los Titulares de datos de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. podrán acceder y consultar su información personal a través de los siguientes medios que ha dispuesto:
Portal web www.hastacapital.com
Correo Electrónico datospersonales@hastacapital.com
Para poder acceder a dicha información, SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. realizará, previamente a la solicitud, la verificación de la identidad del usuario solicitando confirmación de ciertos datos personales que reposan en la base de datos. Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre sus datos personales y se podrá realizar cualquier trámite relacionado con los mismos.
En el caso en que el titular necesite realizar una consulta adicional o solicite que la información contenida en la base de datos de la SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. sea actualizada, rectificada, modificada o suprimida, o considere que hay un presunto incumplimiento en la protección de sus datos, éste podrá presentar una consulta/reclamo a través los medios dispuestos para tal fin.
La consulta/reclamo elevado por un titular deberá, en todos los casos, presentarse por escrito y deberá contener, como mínimo, los siguientes puntos:
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma en SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. cuando sea través de un medio electrónico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. . El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S., ya sea por medio físico o electrónico datospersonales@hastacapital.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Nota: en el asunto de la solicitud se deberá indicar que se trata de datos personales y especificar si se trata de datos de paciente, colaborador, pensionado, estudiante, aspirante, contratista o proveedor, o usuario en general.
ARTÍCULO 19.- TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES. SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. , en calidad de Responsable del tratamiento de bases de datos que contienen datos personales de los Titulares, podrá contratar a uno o varios terceros como proveedores de servicios seleccionados para apoyar las actividades de promoción de nuestros servicios y/o productos, manejo y administración de los datos personales que se recaban a través de la página web, o por cualquier otro medio distinto, así como para fines de verificación de la información que el titular proporciona, por lo que la Sociedad podría incluso transferirlos a dicho(s) tercero(s) para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación que exista con el titular. De igual manera, la Compañía podrá sin fines comerciales, compartir o transmitir sus datos personales con sus empresas subsidiarias, socios fideicomitentes o filiales para los mismos fines establecidos. En ningún caso se comercializara, venderá o rentara información personal sobre los titulares a un tercero sin una autorización previa del titular de la información.
ARTÍCULO 20.- VIGENCIA-. La presente política entrara en vigencia a partir de la publicación en los medios destinados para tal fin. Las bases de datos de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. , se conservarán por tiempo indefinido necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, los que ordene la ley y lo que dispongan otras normas en materia de retención documental.
ARTÍCULO 21.- PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES-. La función de tratamiento de datos personales estará a cargo de SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S. , para cualquier información relacionada con sus datos, y el estado de los mismos puede contactarse al e-mail datospersonales@hastacapital.com
ARTÍCULO 22.- CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS-. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en nuestras bases de datos mediante comunicación masiva dirigida a los correos electrónicos entregados a nuestra compañía
La presente PTDP se aprueba a los seis (6) días del mes de agosto de 2025 y se suscribe por su representante legal.
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REPRESENTANTE LEGAL SECTION C COLOMBIA MANAGEMENT S.A.S.